Datenschutzerklärung – Informations- und Auskunftspflichten

gem. Art. 13, 14 und 15 DSGVO

vit:bikes stellt ihren Mitarbeitern die „Quiply-App“ (nachfolgend: „App“) zur Informationsverteilung und dem Austausch der Mitarbeiter untereinander zur Verfügung. Eine mobile App ist zum Download für iOS und Android verfügbar. Die URL der Browserversion (Website) lautet „app.quiply.io“. Die Inhalte der mobilen App sind mit denen der Browserversion identisch. Diese Datenschutzerklärung umfasst gleichermaßen die Mobilversion wie auch die Browserversion der App.

Im Zusammenhang mit der Nutzung der App erheben und verarbeiten wir verschiedene personenbezogene Daten, die zur Erfüllung der festgelegten Zwecke erforderlich sind. Im Sinne unserer Informationspflicht gemäß Art. 13, 14 und 15 DSGVO möchten wir Sie als Nutzer der App auf Folgendes hinweisen:

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:
   vit:bikes, Markus Unger

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
   Sie können unter [email protected] Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten aufnehmen.
3. Zweck der Verarbeitung:
   Bereitstellung betrieblicher Informationen für Mitarbeiter, Erheben von Feedback von Mitarbeitern, Förderung des Austauschs unter Mitarbeitern, Verbreitung von Wissen innerhalb der Organisation, Bereitstellung von Informationen und Dokumenten. Hinweis auf Angebote des Unternehmens für Mitarbeiter, Bereitstellung eines digitalen schwarzen BrettsZum Zwecke der Organisation der App und deren Nutzer werden berufliche oder private Login-Daten verwendet. Dies dient dem Zweck der Zugangskontrolle zur App sowie einer dezidierten Nutzergruppensteuerung in der App.
4. Kategorien der personenbezogenen Daten:
   (ggfs. schärfen, ggfs. Kategorien der besonderen personenbezogenen Daten)Bei der Nutzung der App werden folgende Arten von personenbezogenen Daten verarbeitet:

   Profilinformationen: Profilinformationen des Nutzers, wie Vorname, Name, Profilfoto, Position, Abteilung, Standort sowie weitere erforderliche oder freiwilligen Profilinformationen sofern weitere Datenfelder im Profil gepflegt werden oder gepflegt werden können.

   Login-Daten: E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer und Passwort. Diese Daten werden verarbeitet um Nutzer eindeutig im System zu identifizieren, um Nutzern Benachrichtigungen zu senden und Nutzern die Möglichkeit zu geben, ihr eigenes Passwort zurückzusetzen.

   Die Nutzung der privaten E-Mail-Adresse oder privaten Mobilrufnummer findet nur im Rahmen einer Identifikationsfeststellung des Benutzers statt. Die private E-Mail-Adresse oder private Mobilrufnummer wird anderen Nutzern nicht zur Verfügung gestellt.

   Inhalte: Alle anderen personenbezogenen Daten, die vom Nutzer in der App geteilt werden, z.B. personenbezogene Daten in Chats oder Mediendateien.

   Technische Informationen: Gerätetyp, IP-Adresse, User-ID, Betriebssystem, Browser-Typ, Zeitstempel der Besuche.

5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung:

Einwilligung Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1a DSGVO (Einwilligung). Beschäftigte und Arbeitgeber haben grundsätzlich ein gleichgelagertes Interesse an der Bereitstellung betrieblicher Informationen und Kommunikation auf privat genutzten Endgeräten. Die für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses zwingend erforderlichen Informationen werden dem Beschäftigten parallel über betriebliche Kommunikationswege bereitgestellt. Die Freiwilligkeit der zur Nutzung der Dienste erforderlichen Einwilligung in die Datenverarbeitung ist daher gegeben.

6. Kategorien von Empfängern:
   gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, einschließlich Empfängern in Drittländern oder internationalen Organisationen

   Die folgenden Kategorien von Empfängern können personenbezogene Daten sehen: Andere Benutzer der App, App-Administratoren sowie der unten genannte Kooperationspartner für die Bereitstellung der App.

Kooperationspartner für die Bereitstellung der App und die Nutzung der Funktionen ist die Quiply Technologies GmbH, Elsaßstraße 40, 50677 Köln, Deutschland, mit der vit:bikes einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen hat.

E-Mails die das System versendet werden mittels folgendem Anbieter versendet: The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp, Georgia, 675 Ponce De Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, Georgia 30308, USA. Die Daten werden in die Vereinigten Staaten von Amerika übertragen. Garantien des Anbieters gem. Art. 46 DSGVO zur Übermittlung ins Drittland liegen in Form von Standarddatenschutzklauseln vor.

Datenspeicherung, Datenübertragung und Verschlüsselung

Die Daten der App werden in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main, Deutschland, verarbeitet und gespeichert.

Alle Inhalte die Sie als Nutzer senden und empfangen werden nach gängigen und sicheren Industriestandards bei der Übertragung verschlüsselt. Durch die Verschlüsselung sind sie bei der Datenübermittlung für externe Personen nicht entschlüsselbar und geschützt.

Sichtbarkeit von Inhalten, die Sie als Nutzer senden

Chat und Gruppenchat

Wenn Sie die Chat- und Gruppenchatfunktion der App nutzen, um sich mit anderen Nutzern auszutauschen, dann sind die Inhalte des jeweiligen Chats ausschließlich von den am Chat Beteiligten sichtbar. Es besteht keine Möglichkeit, dass ein Administrator von vit:bikes Inhalte der Chats im operativen Betrieb einsehen kann.

Auch Metadaten, die herangezogen werden könnten, wer sich wann mit wem im Chat unterhält, können von keinem Administrator oder einer anderen Person von vit:bikes eingesehen werden.

Eine anonymisierte Auswertung über die Nutzung der Chatfunktion ist für Administratoren der App ersichtlich. Hier wird jedoch lediglich angezeigt, wie häufig der Chat genutzt wird. Diese Auswertung lässt jedoch keine Rückschlüsse auf eine bestimmte Person zu.

News-Artikel und Beiträge

News-Artikel und Beiträge, die Sie als Nutzer in der App erstellen, sind für eine große Gruppe weiterer Nutzer oder sogar für alle Nutzer der App sichtbar. Zudem ist ersichtlich, dass Sie der Ersteller des jeweiligen Artikels oder Beitrag waren.

Kommentare und Likes

Kommentare und Likes, die Sie als Nutzer in der App zu News-Artikeln und Beiträgen abgeben, sind für alle Nutzer sichtbar, die auch den kommentierten oder mit einem Like versehenen Artikel oder Beitrag sehen können. Zudem ist ersichtlich, dass Sie der Ersteller des jeweiligen Kommentars oder Likes waren.

7. Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien:

   Beim Löschen eines Nutzers aus dem System werden die personenbezogenen Daten des Nutzers aus der Datenbank des Systems gelöscht. Erstellte Inhalte des Nutzers werden anonymisiert, jedoch nicht gelöscht. Die von dem Nutzer angelegten Inhalte (insbes. Texte, Bilder, Grafiken, Audiodateien, Videodateien, Links) bleiben ohne Verknüpfung auf das Nutzerprofil bestehen. Das Nutzerprofil wird pseudonymisiert, indem „Name“ und „Vorname“ des Nutzers durch “Gelöschter Nutzer“ ersetzt wird.

8. Sie haben das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Rechts auf Datenübertragbarkeit.

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.